Ny bogføringslov – krav om digitalt bogføringssystem?

Den nye bogføringslov er trådt i kraft fra 1/7 2022, og loven erstatter den tidligere bogføringslov. Langt de fleste bestemmelser fra den gamle lov er videreført samtidig med, at der indføres nye krav herunder krav om digitalisering af bogholderiet. Den nye lov indfases trinvist, da virksomheder og systemleverandører skal have tid til at blive klar til de nye krav – i hovedtræk forventes indfasningen at blive således:

1. Fra 1/7 2022 er de grundlæggende (almindelige) bestemmelser i den nye lov gældende
2. Tidligst for regnskabsår der begynder efter 1/7 2024 (oprindeligt udmeldt frist var 1/1 2024) skal selskaber mv. opfylde nye krav om digitalt bogføringssystem. For de fleste selskaber med kalendersårsregnskab er det således i realiteten først fra 1/1 2025, at de nye krav gælder.
3. Tidligst fra 1/1 2026 skal bla. privatejede virksomheder (klasse A) opfylde nye krav om digitalt bogføringssystem. Gælder dog ikke virksomheder med en årlig omsætning på under 300.000 kr.

Indfasningsdatoerne er forventede datoer, og det er bemyndiget til Erhvervsministeriet, at bestemme de endelige indfasningsdatoer, der således godt kan blive senere end de ovenfor oplyste datoer. Virksomheder, der ikke anvender et standardsystem godkendt af Erhvervsstyrelsen, vil få ekstra 6 mdr. til indfasningen.

1. De grundlæggende bestemmelser (gældende fra 1/7 2022)

De grundlæggende bestemmelser er stort set identiske med kravene i den tidligere lov. Der er dog enkelte nye krav, som virksomheder omfattet af loven skal være opmærksomme på. De væsentligste er følgende:

• Definitionen af regnskabsmateriale er udvidet til også at omfatte dokumentation for oplysninger i årsregnskabets ledelsesberetning, noter i årsregnskabet og dokumentation for skøn og vurderinger i forbindelse med årsregnskabet. Denne yderligere dokumentation skal gemmes i 5 år ligesom øvrigt bogføringsmateriale.
• Virksomheder skal foretage nødvendige afstemninger, der sikrer et opdateret grundlag for indberetninger af moms, skatter og årsrapporter. Afstemningerne skal være foretaget senest på datoen for fristerne for indberetningen. Eksempel: Der skal være foretaget de nødvendige afstemninger af bogholderiet, inden der eksempelvis foretages momsindberetning.
• Kravene til beskrivelsen af virksomhedens bogføringssystem er udvidet lidt, og skal nu også indeholde en beskrivelse af virksomhedens procedurer for at sikre, at alle transaktioner løbende registreres, procedurer der sikrer, at regnskabsmaterialet opbevares betryggende og hvilke medarbejdere, der er ansvarlig for disse procedurer.

2. Digitalt bogføringssystem

Som noget helt nyt indføres der krav om digitalisering af bogholderiet. Kravet gælder udelukkende for erhvervsdrivende virksomheder, og derfor er organisationer, almene fonde mv. der ikke driver erhvervsmæssig virksomhed ikke omfattet. Som omtalt bliver kravet om digital bogføring tidligst aktuelt fra 1/7 2024 for selskaber (regnskabsklasse B, C og D) og tidligst fra 1/1 2026 for mindre virksomheder (klasse A). De endelige datoer herfor fastsættes af Erhvervsministeriet.

Konkret betyder det, at virksomheder skal bogføre og opbevare bilag i et digitalt bogføringssystem. Der er opsat krav til disse digitale bogføringssystemer, ligesom standardsystemerne, som langt de fleste virksomheder bruger, skal godkendes og registreres hos Erhvervsstyrelsen. Nedenfor en oplistning af de væsentligste krav til et digitalt bogføringssystem:

• Betryggende opbevaring af data og registreringer herunder er det et krav for virksomhederne, at data opbevares digitalt på en server hos 3. part eksempelvis en udbyder af programmerne. Alternativ skal der opbevares en fuldstændig sikkerhedskopi eksternt.
• Automatisk sikkerhedskopiering
• Understøttelse af e-faktura
• Mulighed for konvertering til en offentlig standardkontoplan (fremtidig)

På sigt vil Erhvervsstyrelsen udarbejde vejledninger hertil, hvor disse krav bliver uddybet.

Blicher bistår gerne med assistance ved udarbejdelse af systembeskrivelser af bogføringssystem eller tilrettelæggelse af digitalt bogføringssystem.